准备和策划大型会务活动应尽量注意以下事项：
大型会务的准备策划方案中需要包含准确的分工（具体到人/物）和需要完成的具体时间。
1. 所有的大型会务活动须设签到席，派有经验的人负责整个会务活动的签到；
2．会务活动应及早准备与确定。邀请国外、境外人士来参加活动的，至少半年前发出邀请，发送有关项目的说明资料。
3. 会务活动准备时应该列出物资清单，同时派有关人员落实和保管，以免丢失；
4. 一般要准备提前主席台领导席卡，主持人席卡和签到席席卡，矿泉水，主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印)，笔，鲜花，研会旗帜，国歌磁带等；
5．举办活动应本着讲求实效、突出特色的原则，避免雷同、重复。
6．由多个机构共同举办的活动，要事先明确各自职责分工，避免多头指挥、多头对外。
7．确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开幕式尽可能按原定时间举行，避免时间过长。
8. 一般至少需要提前2小时进入会场，留足布置会场的时间，与会人员需要提前半小时开始入场。
9. 领导嘉宾需要事先联系好小的会议室，提前到者先引导到小会议室休息，活动正式开始时再引导入会场.
10．开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份（请礼仪小姐担任主持人除外）。
11．开幕式宣布的出席活动领导人名不宜过多。在介绍“出席××活动的领导、贵宾”中，不应包括主办单位的领导人，应是外宾、外单位领导人。一般情况下各主办单位领导应排在宾客后面（主办单位领导是国家领导人的则应先报）；如有外国驻华大使参加的，其位置则应提前（因为是外国元首的代表）。
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